Principy

Elektronický archiv je úložiště elektronických dokumentů (jak těch, které již v elektronické podobě vznikly, tak těch, které vznikly naskenováním papírových dokumentů). Oproti ukládání takovýchto dokumentů například na disk file-serveru nebo do složky osobního počítače, poskytuje elektronický archiv řadu užitečných služeb jako je vyhledávání, indexace, řízení přístupů (včetně současného vzdáleného přístupu z mnoha pracovišť), apod.

Elektronický archiv se zpravidla v organizaci nevyskytuje samostatně, ale spolupracuje s dalšími částmi informačního systému firmy. Může jít jednak o specializované document-management systémy, spisové služby nebo work-flow systémy, ale často se integruje s již existujícím provozním systémem, ve kterém dosud firma řešila svou provozní agendu v doplňku s oběhem papírových dokumentů. Integrací s provozním informačním systémem se uživatelům dostávají dokumenty na jejich obrazovku z elektronického archivu právě v ten okamžik, kdy jsou potřeba v kontextu práce s vlastním informačním systémem.

Zabezpečený elektronický archiv ZEA povyšuje elektronické kopie dokumentů na roveň papírových originálů. To je umožněno jednak sofistikovanou technologií a jednak příznivým stavem klíčových zákonů v ČR (například zákon o elektronickém podpisu, zákon o DPH a další). Někdy se takový elektronický archiv nazývá také “Zaručený” nebo “Důvěryhodný”.

Není to jen o technologii, ale rovněž o metodice a dokumentaci.

Výhody

Technologie

Standardy

ZEA využívá moderní kryptografické metody a poskytuje kryptograficky ověřitelný důkazní materiál prokazující autenticitu dokumentu.

Realizace odpovídá mezinárodně uznávaným standardům a je založena na výsledcích pracovní skupiny LTANS (Long Term Archive and Notary Services) mezinárodně uznávané organizace ISOC.

Systém ZEA je kompatibilní se všemi akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb v ČR a pro zajištění dlouhodobé prokazatelnosti pravosti dokumentu využívá mj. časová razítka akreditované časové autority.

Integrace ZEA s ostatními systémy (například DMS, spisovou službou, apod.) probíhá pomocí standardních protokolů na bázi WebServices.

Instalace

Firma nemusí měnit svůj stávající provozní informační systém - ZEA se stane jeho užitečným doplňkem.

Zákazník dostává v rámci dodávky rovněž kompletní technickou a metodickou dokumentaci.

Prvotní konfiguraci systému provádí STYRAX, a.s. podle požadavků zákazníka. Další správu si již může zákazník realizovat vlastními silami.

STYRAX, a.s. rovněž dohlíží na průběh ověřovacího provozu.

Varianty dodávky

ZEA BOX: HW, OS, DB i ZEA dodáno jako jeden celek
ZEA SW: samostatný SW ZEA s možností provozování na stávající platformě zákazníka
ZEA Components: určeno pro vývojáře, kteří chtějí funkce ZEA integrovat do svého SW

Jak to funguje

Elektronické dokumenty se ukládají přímo do ZEA. Papírové dokumenty se skenují a následně rovněž ukládají do ZEA. Provozní informační systém zákazníka si prostřednictvím programátorského rozhraní (WebServices) umí ke konkrétnímu záznamu vyžádat příslušný elektronický nebo zdigitalizovaný dokument a ten zobrazit uživateli. ZEA sám vede tzv. “důkazní záznam”, který v případě nutnosti prokázání pravosti elektronické kopie dokumentu stačí předložit soudu nebo jiné instituci.

Podpora

Systém ZEA je možné pořídit s různými stupni podpory:

Individuální úpravy ZEA

Na přání zákazníka je společnost STYRAX, a.s. schopna provádět rovněž modifikace a rozšíření funkcionalit ZEA individuálně pro potřeby konkrétní společnosti.

Poradenství

Společnost STYRAX, a.s. poskytuje rovněž poradenství zaměřené na optimalizaci business-procesů v souvislosti se zaváděním principů bezpapírové kanceláře (včetně státní a veřejné správy, poskytovatelů zdravotních služeb, neziskové sféry, apod.).

Cena

Ke stažení